Что такое цель?

Время – деньги. Управлять временем – значить управлять деньгами.

Деньги – эквивалент энергии, вложенной в них. Управляя временем, вы управляете денежной энергией. Делу – время! Таймменджмент – это искусство управления временем, делами и энергиями. Зачем деловому человеку нужно это искусство и как его освоить – об этом серия статей «Распоряжайтесь своим временем».

Искусство таймменеджмента начинается с искусства постановки целей. Однако, прежде чем приступить к формулированию, не плохо бы научиться отличать цели от других, очень похожих «порывов».

Мечты

Мы начинаем представлять идеальные варианты развития событий будущего или прошлого, а наше воображение не скупится на краски, добавляя порой мистические, нереальные варианты. Мечты для человека имеют две основные функции:

• Терапевтическая. Мечтая, мы лечим свою психику, свою душу. Проигрывая неприятные события прошлого в выгодном для нас свете, мы убираем часть полученного негатива. Воображая будущее событие, наполняя его положительными эмоциями, нужными и выгодными нам ситуациями, мы тем самым настраиваем себя на хорошее, придаем себе уверенности, наполняемся положительной энергией.
• Формирующая. Мечты – это основа для будущих целей. Вспомните, о чем каждый из нас мечтал в детстве, юности, молодости, зрелости. И ведь многие мечты сбылись, реализовались!

Поэтому мечтать не только не вредно, но и необходимо. Мечтая, мы расширяем поле своих запросов. Ведь фантастика прошлого века для нас – уже реальность. Самое главное – понимать, что это всего лишь мечты. И без наших усилий они так и могут остаться мечтами, фантазиями.

Практика. Возьмите одну из сфер своей жизни, выделите время и помечтайте. Например, каким станет мое предприятие через 5 лет.

• Именно мечтайте, а не планируйте!

Все запишите. Через пару дней более трезвым взглядом выберите наиболее реальные мечты – их вы и будете превращать в цели. Через год, когда это вы уже реализуете, более реальными могут стать другие мечты…

Желания

Порывы, которые появляются здесь и сейчас – это наши желания. Увидели классную машину – хочу. Прочитали об интересной методике оптимизации расходов – надо бы сделать и у нас. Рассказали коллеги из другого города о новом направлении, и у вас загорелись глаза, застучало сильнее сердечко, появился порыв. Машина скрылась за углом, журнал с методикой прочитан, коллеги уехали в свой город. Желания исчезли. Или появились новые.

Один мудрец как-то сказал: «Если у человека появляется желание, значит, именно в это период времени есть возможность для его реализации».

Практика. Записывайте все свои желания. Через какое-то время вы увидите, что все ваши желания можно сформировать в группы, и многие из них зачастую двигаются в одном направлении, составляя, словно из разноцветных пазлов, картинку вашей будущей жизни.

Намерения

Порывы реализовать свои желания называются намерениями. Это уже более близко к цели, но все же еще не цель.

• Ах, сколько намерений почти реализованных есть у каждого из нас!

Хотя некоторые намерения могут стать целью при крайней необходимости или очень большом желании. Например, вы хотели подлечить зубы, создали намерение сходить к стоматологу, и так оно намерением и оставалось. До тех пор, пока зуб не разболелся.

Цели

Цель – это осознанный образ результата, на достижение которого направлены определенные действия. Осознанный – значит выбранный, понятный, конкретизированный. Образ результата – вы ясно и четко представляете себе, как будет выглядеть результат. К цели всегда приложены задачи – действия, конкретные шаги, которые приведут к реализации этой цели, к результату. И еще один важный параметр есть у цели – вы решаете, когда она должна быть достигнута. Без временного параметра это всего лишь намерение.

Цели бывают истинные и ложные. Ложность состоит не в том, что они нереальные или неосуществимые, а в том, что они не наши. Возможно, навязанные другими людьми, рекламой или обществом в целом.

• Как часто в начале профессионального пути человек выбирает не ту деятельность, которая ему по душе, а ту, которая востребована или приоритетна для общества
• Истинная цель в отличие от ложной:
• не теряет своей привлекательности в течение длительного времени
• не дает почвы для большого количества сомнений
• принимается и душой и разумом своего хозяина
• представляется и достигается с удовольствием
• гармонично вписывается в жизнь человека

Эффективен тот, кто достигает своих целей и получает запланированные результаты. Поэтому чтобы стать эффективным, необходимо быть очень честным с самим собой и отделять истинные цели от ложных. Это повод задуматься о своих желаниях и намерениях, о смысле жизни и собственных ценностях. Ведь впереди еще столько времени! И можно мечтать, строить планы и достигать самых высоких вершин.

Это реально!

Зачем нужен таймменеджмент?

Ничем не может человек распорядиться
в большей степени, чем временем.
Л. Фейербах.

Время – деньги. Управлять временем – значить управлять деньгами.

Деньги – эквивалент энергии, вложенной в них. Управляя временем, вы управляете денежной энергией. Делу – время! Таймменджмент – это искусство управления временем, делами и энергиями. Зачем деловому человеку нужно это искусство и как его освоить – об этом серия статей «Распоряжайтесь своим временем».

Начну с основных признаков, по которым вы можете понять, что с таймменджментом вы пока не дружите:

• Все события случаются не во время, вы постоянно не готовы к ним, и попадаете впросак
• У вас слишком много свободного время, когда вы ничем не занимаетесь
• У вас вообще нет свободного времени
• Вы часто опаздываете
• Вы делаете то, что первое приходит на ум или попадается под руку
• Каждый Новый год, оглядываясь назад, вы понимаете, что это не то, чего хотели бы
• Будущее кажется тревожным и непонятным

Для чего нужен Таймменджмент?

Ставить цели и достигать их

«Счастье – это когда у человека есть в жизни цель», — говорил Циолковский. Большинство людей не то, чтобы не видит, но и не понимает, чего они хотят, к чему стремятся. Так же многие организации не считают нужным ставить перед собой цели дальше, чем на три года вперед.

• Хотя сейчас стало безумно популярным писать миссию компании. Чтобы потом повесить ее на видное место и говорить гостям: «Вот – к этому мы стремимся!»

Таймменеджмент начинается с постановки и грамотной формулировки цели. Ведь когда ты знаешь, куда и зачем идешь, тебе, во-первых, хочется идти. Потому что видно конечный пункт. Во-вторых, ты начинаешь понимать, что для достижения этой цели необходимо делать (просчитываешь и продумываешь конкретные шаги). И, в-третьих, весь мир помогает тебе в этом.

Планировать

Столько дел, столько возможностей, столько предложений и соблазнов вокруг. Хочется все успеть, все решить. Планирование помогает в этом нелегком вопросе, ведь простое перечисление предстоящих дел в ежедневнике – это не есть планирование. Все гораздо сложнее, есть законы эффективного планирования, и их нужно соблюдать.

Эффективно использовать время

Зная свои цели, свой путь, а также, грамотно планируя свое время, свои дела, то есть, распределяя их во времени, человек учится видеть, что какую-то часть времени он начинает использовать не на достижение своих целей, а для чего-то другого. Часто впустую.

• Попробуйте хотя бы в течение одного дня, делая привычные дела, каждый раз задавать себе один и тот же вопрос: «Вот сейчас, занимаясь этим,– какой своей цели я достигаю. К чему меня ведет это занятие?

Все успевать

Конечно, все успеть невозможно. А успеть все, что ведет к твоей цели и делает тебя счастливым – можно. Таймменеджмент учит отбрасывать ненужные нам желания, цели, дела и энергетически затраты. Для начала их можно просто отслеживать. А потом строить свою жизнь так, чтобы на них просто не было времени.

Жить настоящим

Есть люди, которые живут прошлым, постоянно вспоминая «А вот помните…». Они анализируют свои ошибки и промахи, радуются прошлым достижениям. Все это неестественно, т.к. прошлого не существует, и оно может отображаться лишь в переживаниях настоящего.

• «Рыбка золотая! Сделай так, чтобы у меня все было!» «Хорошо, у тебя все было!»

Бывают люди, которые постоянно находятся в будущем, мечтают, строят планы. Все их действия – это лишь подготовка к некому моменту, когда они будут счастливы.

• Вот будет у нас мощная реклама – и тогда дела пойдут хорошо! Как куплю машину – буду счастлив!

Ни те, ни другие, не способны в полной мере пережить радость настоящего, и, самое главное, управлять настоящим моментом. А что я сейчас могу сделать, вот без мощной рекламы, чтобы дела на фирме шли хорошо?

Таймменеджмент дает представление о настоящем времени – единственно реальном времени, где все и делается, все и происходит. И еще учит видеть время целиком и непрерывно: прошлое – настоящее – будущее. Именно это дает нам знания и опыт (прошлое), действия и переживания (настоящее) и потенциальный стимул действовать самым эффективным образом в настоящем (будущее).

Чтобы потом не было мучительно больно… . Как это ни банально. Счастье и удовлетворение зависят от того, как и для чего мы распоряжаемся своим временем. Ведь наступит момент оглянуться не на прошедший год, а на всю жизнь

Формулируем цели

В прошлой статье мы разобрались, чем цели отличаются от прочих других порывов. Напомню, что цель – это осознанный образ результата, на достижение которого направлены определенные действия. Поэтому к формулировке цели есть несколько требований, на основе которых она и превращается из желаний, намерений непосредственно в цель.

Итак, технология формулирования целей ДОКТРИНА (по начальным буквам параметров цели).

• Достаточно простая для понимания и занимающая совсем немного времени. Если хотите – устройте себе тренинг, читая эту статью. Для этого возьмите любое свое желание. Например, хочу, чтобы мой продукт продавался.

Достижимость

Данный параметр определяет, по каким критериям, как вы поймете, что цель достигнута. Часто бывает, что цель уже достигнута, а ее хозяин этого не понял и продолжает вкладываться в достижение. И к тому же достижимость переводит процесс в результат, то есть он-то как раз и дает возможность оценить свое желание с точки зрения образа результата.
Представьте себе, что происходит, когда цель «Хочу, чтобы продукт продавался» достигнута. Вам вручают приз за самый продаваемый продукт года? Вы имеете определенную (сколько) прибыль? Клиентов становится в 10 раз больше? Все люди, кого не спроси, говорят, что пользуются вашим продуктом?

• Лучшая защита от кариеса – орбит!

И в процессе достижения этой цели ориентируйтесь именно на эти критерии, тогда вы будете видеть, куда двигаетесь!

Ограниченность во времени

Конкретно когда, к какому времени вы собираетесь достигнуть этой цели? Здесь нужно учитывать как актуальность, так и реальность назначенного срока. Как только появилась дата выполнения, можно приступать к составлению плана действий, который может несколько скорректировать этот параметр.

• Например, вы поймете, что сейчас не сезон для массовой раскрутки продукта, а вы наметили достигнуть эту цель уже через 3 месяца.

Потому что действительность, сами понимаете, от наших желаний иногда отличается!

Конкретность

Как можно более конкретно опишите вашу цель. До тонкостей, до мелочей. Что-то из конкретики обязательно войдет в план действий, что-то поможет скорректировать запрос, что-то поможет проявить возможные барьеры.

• Какой продукт, в каком количестве, где, почем. Что такое «продавался», кому бы продавался, с какой скоростью, в каком качестве.

Наверное, у вас бывает такое, что вы идете в магазин что-то себе купить, и у вас нет четкого представления, что же вам надо? Поэтому вы покупаете:

• То, что есть
• То, что вам продали
• Ничего не покупаете

И при этом можете потратить достаточно большую сумму. А если заранее подумать о конкретике, тогда денег вы потратите сколько запланируете, купите именно то, что вам нужно и достигнете своей цели (то есть все-таки приобретете необходимое).

• А как мы затариваемся в супермаркетах!!! Какие планы, какие списки!

Толерантность

По-другому этот параметр называется экологичность. К сожалению, многие наши цели влияют на наше ближайшее и дальнее окружение. И не всегда положительно. Конечно, всего предусмотреть невозможно и потрафить всему миру тоже. Но, если цель начинает сильно мешать тем, кто рядом с нами, то появляется масса барьеров, мешающих ее достижению. И борьба с этими барьерами обходится намного дороже, чем результат от достижения желаемого.

• Например, продвижение данного продукта сильно повлияет на имидж вашей компании не в лучшую сторону. Или сотрудникам так придется потрудиться, что стрессовых и конфликтных ситуаций вам не миновать.

Реальность

А цель-то вообще реальна?

• При таких конкурентах, таком рынке и вашем положением дел на этом рынке?

Конечно, хочется! И веришь, что у тебя-то все обязательно получится в лучшем виде. Но не станет ли достижение этой цели «борьбой с ветряными мельницами»? И после долгих терзаний и многих попыток останется лишь горькое разочарование и досада. Не игнорируйте исследования и анализ, а также не обманывайте сами себя. В общем, будьте реалистами!

Измеримость

Просчитайте вашу цель. Можно в количестве затраченного времени, можно в деньгах.

• что, в принципе, одно и то же

Зачастую, подсчитав, понимаешь, что цель нереальна на данный момент, потому что поглотит все время, потребует немалых вложений. Если желание все же остается, то цель можно сделать долгосрочной, а в ближайшее время заняться чем-то другим.

Настрой на позитив

Цель, сформулированная негативно, не является целью. Оцените цели: я не хочу лениться, мы не будем конфликтовать, мы не будем заниматься этим продуктом. Такой подход не дает информации о том, куда идти. Оно дает информацию об отправной точке, только и всего. Поэтому, думая над целью, формулируя ее и двигаясь к ней, всегда будьте позитивны.

Активность

Посчитайте в процентном соотношении, насколько цели зависит непосредственно от вас, а насколько от внешних обстоятельств, на которые вы можете повлиять лишь косвенно. Например, 50% зависит лично от вас, ваших усилий и вложений, а 50% не от вас. Теперь по пунктам опишите все, что зависит не от вас.

• Например: результаты исследований, длительность рекламной компании, усилия сотрудников, кол-во дополнительных вложений и так далее. Все это может стать как барьерами, с которыми вы, предвосхитив, будете бороться, так и необходимыми ресурсами, на достижение которых вам тоже нужно будет время и усилия.

Итак, пропустив желание по доктрине, вы получаете готовую сформулированную цель с возможными подпунктами и вариантами.

Работаем с барьерами

Итак, вы поставили перед собой цели, вы сформулировали их таким образом, что они стали понятными, конкретными и определенными во времени. Что дальше? Дальше необходимо разработать план достижения каждой из них. Но прежде чем начать писать план, необходимо продумать о стратегии работы с возможными барьерами.

Быть готовым ко всему

Не нужно «прятать голову в песок» и свято верить в то, что все будет легко и просто. Хотя именно такая установка поможет достигать целей лучше, нежели установка «через тернии к звездам». И все же при этом, нужно быть готовым к любому исходу событий. Даже к тому, что цель свою вы не достигнете. Или в процессе достижения поймете, что это вам уже не нужно.

Для подобной готовности можете сделать такое упражнение. Представьте себе все возможные исходы от самого хорошего до самого ужасного. И мысленно проработайте каждый вариант – что вы будете делать, как будете поступать в каждом случае. Постарайтесь отбросить суеверия и разумно подходить к процессу достижения цели.

Внутренние и внешние барьеры

Предыдущее упражнение поможет вам не только принять любой исход и стать готовым ко всему, но и увидеть, какие барьеры могут встать на пути достижения цели. Ведь зачастую на борьбу с непредвиденными барьерами уходит столько сил, что и цель уже не мила.

Барьеры бывают внешние и внутренние. Внешние барьеры – это все, что не зависит лично от нас. Например: политическая и экономическая ситуация в стране или в целом мире, природные и погодные условия, отношение, поведение и реакции других людей (порой самых близких), форс-мажорные обстоятельства, болезни, происшествия и так далее. Внутренние барьеры – это, по большей части, наши личные качества, установки, поведение, эмоции. Лень, неуверенность, страхи, гордость, плохое здоровье, нехватка времени (опять же).

Хотя все это очень условно. Чем более ответственный вы человек, тем больше у вас будет внутренних барьеров и меньше внешних. Так как вы принимаете ответственность почти за все, что происходит в вашей жизни. И, кстати, это качество – помогающее достигать целей. А не оправдываться каждый раз, ссылаясь на то, что весь мир восстал против вас!

Возьмите ради примера любую вашу цель и попробуйте представить все возможные барьеры, которые могут встретиться на пути достижения заветного. Разделите их на внешние и внутренние.

Профилактика барьеров

А теперь начинаем работу. Что вы уже сейчас можете сделать, какие профилактические меры предпринять, чтобы не дать возможному барьеру проявить себя и помешать вашему успеху. Нехватка денег? Продумываем где их найти (попросить, заработать, взять кредит). Лень? Начинаем тренировать силу воли, ищем методы борьбы с ленью. Здоровье подводит? Назначаем процедуры и закаливания. Кто-то из коллег или близких может быть против – беседуем с ним, готовим почву. Меняется экономическая ситуация? Продумываем запасные варианты, ищем лазейки.

Лично мне этот процесс напоминает подготовительную деятельность агента, который готовится к внедрению на чужую территорию и продумывает все мельчайшие детали. Хотя, к ответственным переговорам, необходимо готовиться с такой же тщательностью.

И если вы проведете качественную профилактику, то барьеры не возникнут, и все пойдет «как по маслу»

Устранение барьеров

И даже на тот случай, что он все-таки возникнут, мы тоже будем готовы. Если заранее продумаем план устранения барьеров. А именно: что будем делать, если в процессе достижения барьер все-таки возникнет. Как всегда внезапно и в самый неподходящий момент. В этом случае придется действовать быстро и в то же время обдуманно. Имея несколько стратегий, всегда есть возможность выбирать.

Например, заболел кто-то из важных лиц, принимающих участие в достижении вашей цели. Подумайте, кем вы сможете быстро заменить этого человека (в том числе и себя). Как вы сможете изменить стратегию, если что-то поменяется в окружающем мире (появятся достойные конкуренты, переформируется рынок). Какой самомотивационный механизм вы задействуете, если в какой-то момент пропадет уверенность и появятся сомнения в том, что вы достигнете успеха.

Есть, конечно, и другой метод. Когда случится, тогда и будем решать. Он подходит для типичных целей, то есть тех, которые вы уже достигали и сталкивались с аналогичными барьерами. Хотя, жизнь меняется, вы тоже. Возможно все. И ко всему нужно быть готовым.

План

Заметили вы или нет, но написание плана мы уже начали. И первым блоком в нем стоит работа с барьерами, которая также занимает время. И оно, поверьте, потрачено не впустую. Ведь если вы подготовились к работе с барьерами, они вам уже не страшны. А каждый шаг будет точным, продуманным и эффективным. И тогда ваша цель будет достигнута в срок и с нужным для вас качеством.

Какие бывают планы?

Планирование – процесс постоянный. Не важно, письменно он происходит или мысленно. Начиная день, большинство людей думает о планах. Договариваясь друг с другом, мы думаем о планах. Начиная новый период, мы строим планы. Какие бывают основные виды планов и какую функцию они играют в нашей жизни?

Жизненный план

Отражает наши самые глобальные цели, включает в себя все основные ценности, которые мы заложили в свою жизнь, является ориентиром общей успешности и удовлетворенности жизнью.
Жизненный план разных возрастных периодов может претерпевать сильные изменения (особенно в детско-юношеском возрасте). Примерно годам к тридцати у некоторых людей уже складывается четкое представление о своих жизненных перспективах.

• Хотя бывают случаи, что и в сорок лет человек не понимает, зачем он живет и что хочет от жизни

Упражнение. Если вдруг вам захотелось осознать план всей своей жизни, сделайте такое упражнение. Представьте себе, что ваша жизнь подходит к концу. Вы абсолютно счастливы, вы полностью реализовались и достигли всего, чего хотели. А теперь опишите все, чего вы достигли и к чему вы пришли как можно подробнее. Пока это мечты. Но если вы внимательно читали предыдущие статьи, то легко можете переделать мечты в цели. А цели в планы!

Занимаясь составлением жизненного плана, необходимо разделить его на важные для вас сферы жизни. Это может быть: здоровье, семья, профессиональная деятельность и карьера, материальные ценности, духовное развитие и самопознание, увлечения и самореализация. Затем в каждой сфере пропишите цели и распределите их во времени (по годам).

Например, к 2007 году я имею 3-х комнатную квартиру. К 2009 планирую дом на берегу озера. К 2010 – автомобиль Hummer. И так далее. И помните, что все цели необходимо прогнать по технологии формулировки ДОКТРИНА (см. предыдущие статьи).

И, конечно же, ваши жизненные сферы должны гармонично соотноситься друг с другом. Если вы решили заняться духовным развитием и поехать в Тибет, на какие деньги вы планируете купить автомобиль? В принципе, это реально, но это другая стратегия.

Годовой план

Из жизненного плана вы выводите годовой план. Следите за тем, чтобы не взяться за те цели, которые намечены на более поздний период (только потому, что хочется). Цели в годовом плане пропишите по месяцам. Здесь важен опять же временной показатель. Абстрактное «за этот год я должен» не работает. К какому числу, месяцу вы достигнете данной цели? Например, в июле 2007 года еду отдыхать в Европу. А что вы будете делать в предыдущие месяцы по достижению этой цели? Если ресурсов и возможностей уже сейчас достаточно на реализацию данной цели – все в порядке. А если нет? Тогда в годовой план вы пишете необходимые мероприятия: апрель – оформить загранпаспорт. К маю достигаю определенного дохода или скапливаю необходимую сумму.

Хорошо, если и годовой план вы также разделите по жизненным сферам и наметите цели по продвижению в каждой из них в нужном направлении. И тогда в конце года вы сможете отследить и проанализировать, чего вы достигли в каждой из сфер.

План на каждый месяц

На этот вид плана большое влияние оказывает время года. В профессиональной сфере есть «сезонность» многих составляющих (спрос на те или иные товары и услуги, эффективность того или иного вида рекламы, отпуска сотрудников). Поэтому каждый месяц является как ресурсным, так и ограничительным для того или иного вида деятельности. Наблюдая за своей жизнью и жизнью других людей, за своей деятельностью и деятельностью других компаний, можно определить периоды, когда возрастает и понижается личная активность, когда появляется больше возможностей для реализации каких-то задумок.
Например, автолюбители знают, что в апреле машину выгоднее продать, а в октябре – купить.

Недельный план

Конкретные шаги и действия являются основой для недельного плана. И опять же, мы учитываем дни недели. Одни дни прекрасно подходят для каких-то дел и не подходят для других. Например, планерки лучше проводить в начале недели (понедельник-вторник), а совещания, семинары и другую интеллектуальную работу – в середине.

Для составления недельного плана идеально подходит специальный блокнот — планинг. Он позволяет видеть всю неделю целиком и дает возможность двигать мероприятия внутри недели. Планирование недели уже достаточно конкретно. Оно включает в себя распределение постоянных задач — то, что вы делаете каждую неделю и, новых.

План на неделю лучше составлять в конце текущей, так как это позволяет поддержать связь между неделями. Потому что после выходных достаточно трудно сосредоточиться. К тому же вы сразу подводите итоги, что тоже необходимо делать.

План на день

Основным временным элементом человеческой жизни является день. Достижение любой цели возможно только тогда, когда каждый день совершаются определенные действия по ее реализации.

Ваш дневной план представляет собой набор задач по обеспечению того или иного процесса, входящего в то или иное направление жизни. Иначе говоря, эта программа состоит из элементов реализации более крупных планов.

День по плану

Основным временным элементом человеческой жизни является день. Достижение любой цели возможно только тогда, когда каждый день совершаются определенные действия по ее реализации. Как спланировать свой день, чтобы все успеть? Какие принципы дневного планирования существуют?

Письменно!

Планы дня, которые держаться в голове, легко отвергаются. Поэтому дневной (да и любой другой) план важно составить в письменном виде. Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

Составление заданий

Как уже говорилось в предыдущей статье, планированием лучше заниматься накануне, то есть план на день составляется вечером предыдущего дня. Запишите все, что вы хотите сделать в этот день.

Ошибкой многих может быть планирование только профессиональных целей. А личное планировать не будем.

• Может, поэтому на личную жизнь не остается времени – ее-то мы в расчет не берем. Хотя личные цели, наверное, есть у каждого?

Оценка длительности

Некоторые люди именно список дел назавтра и называют планированием. Однако, это не все. Теперь каждое дело, каждое задание нужно оценить по длительности. И написать это. Поначалу достаточно трудно заранее оценивать продолжительность отдельных дел. С опытом приходит чувство времени, когда вы сможете с точностью до минуты определять, сколько времени у вас займет выполнение того или иного задания.

Имейте также в виду правило времени: «работа занимает столько времени, сколько вы отведете». Может быть, не ко всем делам это относится, но: задумайтесь над этим!

• Если на совещание дать три часа – решение вопросов займет именно три часа. А попробуйте и дайте час. И увидите – уложитесь в час!

Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это>время.

Резервирование времени про запас

Если брать за основу все время, какое у вас есть, исключая сон, получится около 16 часов. Если расписывать план на 16 часов и брать этот временной бюджет за 100%, можно сделать очень многое, не правда ли? Однако, если расписать все 16 часов под завязку, скорее всего, все сделать вы не успеете. Так как все предусмотреть невозможно: все текущие личные интересы и потребности, отвлекающие моменты (поглотители времени), планы других людей.

Для этого – основное правило планирования времени – составляйте свой план лишь на определенную часть активного времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%. И приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если вы исходите из активного временного бюджета 16 часов, то в ваших интересах охватить планом не более 9,5 часов. Если речь идет о 10 часах рабочего времени, то планом будет охвачено всего 6. При планировании больше чем на 60%, следует неумолимо довести составленный вами список до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время.

• Одна из самых частых причин разрушающего стресса – гонка за количеством и хронически невыполненные планы.

Итак,

60% времени – запланированная деятельность

20% — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)

20% — спонтанная активность (творчество, размышления, кратковременный отдых)

Принятие решения по приоритетам и перепоручению

Как отсеять неважные дела (которые не ведут к целям) и сконцентрироваться на важных? Это легко сделать с помощью матрицы, предложенной американским президентом Эйзенхауэром. Все дела в ней классифицируются по важности и срочности.

А. Важные и срочные. Это то, что ведет вас к цели и при этом не терпит отлагательств. Их мы делаем в первую очередь, в общем-то, они и составляют основу для наших текущих планов.

В. Важные и несрочные. Как ни странно, это самые «обиженные» дела, которые ведут к нашим целям, но мы их откладываем, потому что не срочно. Сделать обследование у

врача, повысить квалификацию, разобраться в документах, навестить родителей. Эти дела также нужно планировать. Или выполнять их каждый раз, когда появляется «окошко» — резервы времени.

С. Неважные и срочные. Именно эти дела «прикидываются» важными, маскируясь под «А». Именно они создают атмосферу аврала, форс-мажора, хаоса. Именно этими делами нас закидывают другие люди с пометкой «срочно». Здесь нужно четко осознавать, ради чего вы сейчас выполняете то или иное неважное для вас задание. Если помогаете кому-то из близких – укрепляете с ними отношения или попадаете в рабство, и на следующий день вам, так легко согласившемуся, подкинут очередное «дельце»?

• Зачастую люди, у которых нет в жизни четких и понятных целей, постоянно находятся в состоянии суматохи различных срочных дел.

Срочные и неважные дела лучше всего перепоручать.

Д. Неважные и несрочные. По-другому, эту категорию можно назвать «мусорной корзиной». Даже ваши подчиненные не должны заниматься ими.

И теперь установите однозначные приоритеты для дел, которые вы наметили на день. Перепроверьте скалькулированную потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите все задания из категории «С» с точки зрения делегирования. А все здания из категории «А» и «В» с точки зрения рационализации.

• Например, читать профессиональную литературу, звонить кому-то можно и в маршрутке. И это – рационализация!

Контроль и перенос несделанного

Не все задачи могут состояться, поэтому их нужно переносить. Если одно и то же дело многократно переносится, подумайте, а правильно ли вы присвоили ему категорию важности? Может, стоит еще раз подумать о своих жизненных целях и решить – оно вам надо?

В любом случае, контроль позволяет каждый раз совершенствовать свой план, отслеживать периодически появляющиеся «зависшие проекты» и анализировать, что мешает вам достигать своих целей в срок. Один из вариантов – это многочисленные «поглотители времени» — ужасные монстры, которые мешают нам двигаться к своему счастью с нужной для нас скоростью.

Борьба с монстрами

Осуществление намеченных планов и реализация поставленных целей дают нам возможность испытывать большое удовлетворение, получать желаемое и в итоге проживать счастливую жизнь. И все-таки, зачастую кажется, что все двигается очень медленно, а хочется быстрее. Причин здесь может быть много. Одна из них – монстры, которые специально замедляют процесс.

Ппоглотители времени – это своего рода акулы («Лангольеры» Стивена Кинга), поедающие наше время всякий раз, когда мы позволяем себе проявить слабость.

Явные поглотители

Осознанные нами монстры, о которых мы знаем и, даже более того, позволяем им беспощадно поглощать наше время, оправдывая каждый раз самыми «уважительными причинами». К ним относятся:

Люди – незапланированные посетители, случайно встреченные знакомые, родные и близкие, не уважающие наши планы и цели, либо (что очень важно) не знающие о них. Друзья и приятели, с которыми наши жизненные приоритеты не совпадают.

Разговоры – любое говорение не по делу и не к месту. Отклонения от темы, «лирические отступления», частные вопросы, долгие вступления. Сюда можно отнести неподготовленные звонки и переговоры. А также неумение точно и лаконично излагать свои мысли.

Параллельные миры – сюда бы я лично отнесла телевизор и книги. Когда мы смотрим все подряд, поддаваясь великолепно простроенной махине отвлечения человека от реальной жизни. Смотрим на жизнь «звезд», героев сериалов вместо того, чтобы делать свою. Когда мы читаем книги просто, чтобы заполнить время (а не для того, чтобы напиться из «источника знаний»), и зачитываемся далеко за полночь. А потом жалуемся, что сил нет на выполнение планов, усталость и как итог – лень. А откуда, скажите, силам взяться? Если вместо полноценного сна — ночь, полная переживаний за чужую судьбу.

К параллельным мирам можно отнести любые отвлечения, идущие извне. События местного, районного и более глобального масштаба, на которые мы обращаем свое внимание (любопытные смотрят на аварию). Праздники, митинги, рекламные акции и еще много чего.

Неявные поглотители

Для людей, которые ценят свое время, эти монстры тоже носят явный характер. Но ля большинства людей могут стать открытием.

Нечеткая постановка целей – достигаем «чего-то», поэтому в процессе тратим уйму времени на осознание и конкретизацию, а также на неверные шаги. Отсюда расплывчатые планы.

Недостаточная подготовка – отсутствие продуманности, логики в действиях. Переговоры, совещания, встречи, поездки, да даже обычный шоппинг займут гораздо меньше времени, если тщательно подготовиться. Наметить план действий и желаемые результаты. Недаром существует пословица: «Семь раз отмерь, один раз отрежь»

Спешка. Как ни странно, но в состоянии спешки мы начинаем нервничать, теряем точность и понимание того, что мы делаем. Люди, которые всегда спешат, это люди, которые не умеют ценить и распоряжаться своим, да и чужим временем.

Эмоции – на них уходит масса времени. Ведь человек, охваченный эмоциями, не может мыслить логически (так устроен наш мозг). Поэтому любые переживания растягивают наше время, стопорят четкий механизм. Наше расстройство или бурная радость могут надолго вывести из нормального рабочего состояния. А если эти переживания длятся часами. Днями? Неделями?

Откладывания. Время уходит, а ничего не делается. Планы есть, но каждый раз мы откладываем их реализацию «назавтра». Или по-русски – на понедельник. Интересно, а чем мы занимаемся сегодня, если важные дела (или все-таки не важные?) отложили подальше. Куда уходит время?

Поглотители времени, эти ужасные монстры, откуда они? Какие инопланетные существа наделили нас ими? Как бы взяться и расправится с ними раз и навсегда! Извечный вопрос: что делать?

Хронометраж

Проверенный метод диагностики, с помощью которого можно отследить монстров и посмотреть, сколько времени они у вас отнимают. В течение дня отслеживаете каждые 15 минут своего времени и записываете как можно подробнее, на что оно ушло (чтобы сделать это эффективней – на диктофон). Потом можно сделать хронометраж недели, так как некоторые похитители живут в определенном дне (например, в субботу вы расслабляетесь и позволяете монстрам захватить вас целиком).

Концентрация

Беспрецедентный навык, освоив который вы сможете всегда держать свой внутренний стержень и не отвлекаться ни на что. Любые восточные практики начинаются именно с умения концентрироваться и держать концентрацию длительное время. Например, медитация.

Умение отказывать

Соблазнам, эмоциям, родным и близким, друзьям, праздникам, развлечениям и увлечениям, болтовне и в итоге, самому себе – это победа и шаг навстречу к сотрудничеству со временем.

Таймменеджмент — искусство управления временем, делами и энергиям. А значит, направлять время, дела и энергию в нужное ВАМ русло. Действительно овладев таймменджментом, а не просто, начитавшись книг, статей и посетив ряд семинаров и тренингов на данную тему, вы сможете навсегда расстаться с внутренними монстрами и наконец-то удивиться тому, что цель достигнута, вершина взята! И хочется двигаться дальше, к успеху.

Ничто не мотивирует человека так, как достигнутая цель!

Достижений вам!

Ольга Владимировна Полещук.